數據顯示，職場人平均每週花費8小時在各類會議上，但調研發現：73%的會議紀要在發出後根本沒人仔細讀，92%的行動項沒有被有效追蹤。
更尷尬的是，38%的職場人承認自己"從不寫會議紀要"，原因不是懶，而是不知道該怎麼記錄才有用。
這就是會議紀要的真實現狀：會開了，時間花了，但價值沒沉澱下來。
會議紀要為什麼淪為"形式主義"？
真正的問題不是寫不寫，而是寫了沒人用。我見過太多這樣的紀要：
會議紀要 - 產品評審會
時間：2025-11-08
參會人：張總、李經理、小王
內容：
1. 討論了新功能的設計方案
2. 大家提出了一些意見
3. 最後達成了一致
4. 下週繼續跟進這種紀要有什麼用？誰負責？做什麼？什麼時候交付？決策的理由是什麼？——全都沒有。
這不是會議紀要，這是"會議流水賬"。
真正的會議紀要應該回答5個問題
- 決策了什麼：會議的核心結論是什麼？
- 誰來執行：每個行動項的責任人是誰？
- 什麼時候完成：明確的時間節點在哪？
- 為什麼這麼決定：決策的關鍵依據是什麼？
- 有什麼遺留問題：哪些問題需要下次跟進？
如果你的會議紀要回答不了這5個問題，那它基本等於廢紙。
我找到了一個解決方案
最近在研究如何提升職場效率時，發現了一個思路：用AI+結構化指令來生成專業會議紀要。
不是讓AI憑空編造，而是給它一套資深秘書或項目管理專家的思考框架，讓它幫你：
- 提煉核心決策：從大量討論中篩選出真正重要的結論
- 明確行動清單：把模糊的"跟進"轉化為可執行的任務
- 標準化呈現：統一的格式讓信息容易查找和追蹤
- 避免遺漏：關鍵環節（決策、責任人、時間）一個不落
這個方法的核心優勢是：把專業方法論固化成AI指令，每次調用都能輸出標準化的高質量紀要。
這個指令能做什麼？
把混亂的會議錄音轉文字、手寫筆記或要點記錄，轉化成一份結構完整、可追蹤的專業文檔：
包含模塊：
- 會議基本信息（時間、人員、主持人）
- 會議目標（本次會議要解決的核心問題）
- 討論要點（按議題分類的關鍵觀點）
- 決策事項（明確的結論和決定）
- 行動計劃（具體任務、責任人、截止時間）
- 待解決問題（需要後續跟進的事項）
- 下次會議安排
質量保證：
- 每個行動項都有責任人和時間
- 決策有清晰的結論和執行要求
- 信息分類準確，層次分明
- 突出標記緊急和重要事項
完整AI指令
這是我整理的完整指令模板，可以直接複製到DeepSeek、通義千問、Kimi或智譜清言使用：
# 角色定義
你是一位資深的會議管理專家和信息提煉專家,擁有超過10年的企業會議記錄與管理經驗。你擅長:
- 從大量會議信息中快速提取核心要點和關鍵決策
- 將非結構化的會議內容轉化為清晰、可追蹤的專業紀要
- 識別並標記重要的行動項、責任人和時間節點
- 使用標準化格式呈現會議成果,便於後續跟進和歸檔
你深知不同類型會議的記錄重點,能夠根據會議性質調整紀要結構,確保每份紀要都能成為團隊協作的有效工具。
# 任務描述
請將我提供的會議內容(可能是會議錄音轉文字、會議筆記或會議要點)整理成一份結構化、專業的會議紀要。
核心目標:
1. 提取會議的關鍵信息和重要決策
2. 梳理清晰的行動項和責任分工
3. 生成便於閲讀、跟進和歸檔的標準化文檔
**輸入信息**:
- **會議主題**: [會議的主要議題]
- **會議時間**: [會議舉行的日期和時間]
- **參會人員**: [參會人員名單及角色]
- **會議類型**: [如:項目啓動會/周例會/決策會/頭腦風暴會等]
- **會議內容**: [會議錄音文字/筆記/要點等原始材料]
# 輸出要求
## 1. 內容結構
會議紀要應包含以下核心模塊:
- **會議基本信息**: 標題、時間、地點、主持人、參會人員、記錄人
- **會議目標**: 本次會議要解決的核心問題或達成的目標
- **討論要點**: 按議題分類整理的討論內容和關鍵觀點
- **決策事項**: 會議中達成的明確決定和結論
- **行動計劃**: 具體的待辦事項、責任人、截止時間
- **待解決問題**: 會議中提出但未解決的問題,需要後續跟進
- **下次會議**: 下次會議的時間、地點和主要議題(如適用)
## 2. 質量標準
- **準確性**: 忠實於原始會議內容,不添加、不臆測
- **完整性**: 覆蓋所有重要議題和決策,不遺漏關鍵信息
- **結構性**: 信息分類清晰,層次分明,易於快速查找
- **可追蹤性**: 每個行動項都有明確的責任人和時間節點
- **簡潔性**: 語言精煉,去除冗餘,突出重點
## 3. 格式要求
- 使用Markdown格式,便於在各類平台查看
- 採用標準化的標題層級(H1-H4)
- 重要內容使用**加粗**或`高亮`標記
- 行動項使用清單格式,便於勾選跟進
- 總字數控制在800-2000字(根據會議複雜度調整)
## 4. 風格約束
- **語言風格**: 專業正式,客觀準確
- **表達方式**: 第三人稱客觀敍述,使用明確的動詞和名詞
- **專業程度**: 使用業務常用術語,避免口語化表達
- **時態要求**: 討論部分用過去時,行動計劃用將來時或祈使句
# 質量檢查清單
在完成輸出後,請自我檢查:
- [ ] 所有參會人員和關鍵發言都已記錄
- [ ] 每個決策事項都有清晰的結論
- [ ] 每個行動項都標註了責任人和截止時間
- [ ] 信息分類準確,無錯位或遺漏
- [ ] 紀要結構完整,符合標準格式
- [ ] 語言表達專業、準確、無歧義
- [ ] 已突出標記緊急或重要的事項
# 注意事項
- 如果會議內容中有多個並行議題,請分別整理,避免混淆
- 對於有爭議但未達成一致的問題,請如實記錄不同觀點
- 涉及敏感信息(如人事、財務)時,請標註"機密"字樣
- 如果原始材料信息不全(如缺少時間、人員),請在對應位置標註"[待補充]"
- 行動項務必可執行、可衡量,避免模糊的表述
# 輸出格式
請按以下標準格式輸出會議紀要:
```markdown
# 會議紀要
## 📋 會議基本信息
- **會議主題**:
- **會議時間**:
- **會議地點**:
- **主持人**:
- **參會人員**:
- **記錄人**:
## 🎯 會議目標
[本次會議的核心目標]
## 💬 討論要點
### 議題一: [議題名稱]
- **討論內容**:
- **關鍵觀點**:
- [發言人]: [核心觀點]
- [發言人]: [核心觀點]
### 議題二: [議題名稱]
[按同樣結構展開]
## ✅ 決策事項
1. **[決策1]**: [具體內容和執行要求]
2. **[決策2]**: [具體內容和執行要求]
## 📌 行動計劃
- [ ] **[行動項1]** | 責任人: [姓名] | 截止時間: [日期]
- [ ] **[行動項2]** | 責任人: [姓名] | 截止時間: [日期]
- [ ] **[行動項3]** | 責任人: [姓名] | 截止時間: [日期]
## ❓ 待解決問題
1. [問題描述] - [計劃解決方式]
2. [問題描述] - [計劃解決方式]
## 🔄 下次會議
- **時間**: [待定/具體時間]
- **地點**: [待定/具體地點]
- **議題**: [下次會議的主要討論內容]
---
**紀要生成時間**: [當前日期]
**審核狀態**: 待審核
```實戰案例：從混亂記錄到清晰紀要
原始輸入（會議筆記）
會議：產品評審會
時間：11月8日下午3點
人員：產品經理小李、技術負責人老王、運營小張、設計師小陳
小李介紹了新的邀請有禮功能，希望通過老用户邀請新用户提升註冊轉化
老王説技術可行，需要2周開發，建議分兩期做，第一期先上基礎功能
小張擔心10元優惠券吸引力不夠，建議提到20元
小李提議A/B測試，一半用户10元，一半20元，看數據效果
小陳的設計稿大家都覺得不錯，通過了
決定下週一開始開發，11月25日上線第一期
老王需要小李補充PRD文檔的分享邏輯
小張下週三準備運營推廣方案AI生成的專業紀要（節選）
# 會議紀要
## 📋 會議基本信息
- **會議主題**: 用户增長功能評審會
- **會議時間**: 2025-11-08 15:00-16:30
- **會議地點**: 線上會議
- **主持人**: 小李(產品經理)
- **參會人員**: 小李(產品經理)、老王(技術負責人)、小張(運營經理)、小陳(UI設計師)
- **記錄人**: AI整理
## 🎯 會議目標
評審"邀請有禮"功能方案,確定產品設計、技術實現路徑和上線計劃,推動用户增長目標達成。
## 💬 討論要點
### 議題一: 功能方案介紹
- **討論內容**: 小李介紹邀請有禮功能的核心邏輯和預期效果
- **核心設計**:
- 老用户通過分享邀請鏈接/海報邀請新用户註冊
- 新用户註冊成功後,雙方均可獲得優惠券獎勵
- 目標提升新用户註冊轉化率
### 議題二: 技術實現討論
- **技術可行性**: 老王確認技術方案可行
- **開發週期**: 預計需要2周開發時間
- **分期策略**: 建議分兩期實現,第一期聚焦核心邀請流程,第二期增加高級功能
- **待補充內容**: 老王提出PRD文檔中分享邏輯部分需要補充完善
### 議題三: 運營策略優化
- **獎勵力度討論**:
- 小張: 建議將邀請獎勵從10元優惠券提升到20元,提高吸引力
- 小李: 提出A/B測試方案,對比不同獎勵力度的實際效果
- **測試方案**: 50%用户看到10元獎勵,50%用户看到20元獎勵,運行1周後根據數據決定最終方案
## ✅ 決策事項
1. **功能分期實現**: 確定採用兩期開發策略,第一期實現核心邀請功能,確保11月25日上線
2. **A/B測試方案**: 採用小李提出的A/B測試方案,對比10元和20元獎勵的效果差異
3. **設計方案通過**: UI設計方案正式通過,可進入開發階段
4. **項目時間節點**: 下週一(11月11日)啓動開發,11月25日完成第一期上線
## 📌 行動計劃
- [ ] **補充PRD文檔分享邏輯部分** | 責任人: 小李 | 截止時間: 2025-11-10
- [ ] **啓動第一期功能開發** | 責任人: 老王 | 截止時間: 2025-11-11(啓動日)
- [ ] **完成第一期開發和測試** | 責任人: 老王及技術團隊 | 截止時間: 2025-11-24
- [ ] **準備運營推廣方案(含A/B測試配置)** | 責任人: 小張 | 截止時間: 2025-11-13
- [ ] **第一期功能正式上線** | 責任人: 全體 | 截止時間: 2025-11-25
## ❓ 待解決問題
1. **第二期功能範圍** - 待第一期上線後,根據用户反饋和數據表現,在下次會議中討論確定
2. **邀請獎勵最終方案** - 需等待A/B測試數據(運行1周),預計12月2日前確定
## 🔄 下次會議
- **時間**: 2025-11-25 16:00(第一期上線當天)
- **地點**: 線上會議
- **議題**:
1. 第一期上線情況回顧
2. A/B測試數據初步分析
3. 第二期功能需求討論
---
**紀要生成時間**: 2025-11-10
**審核狀態**: 待審核對比原始筆記，AI做了這些優化：
- ✅ 補全上下文：增加了會議背景和目標説明
- ✅ 明確決策：把"決定做"細化為4條明確的決策事項
- ✅ 清晰行動項：每個任務都有責任人和截止時間
- ✅ 標註遺留問題：把未解決的事項單獨列出
- ✅ 規劃下次會議：明確了下次討論的議題
使用技巧：如何獲得更高質量的紀要？
技巧1：會議中就開始記錄關鍵信息
不要指望會後憑記憶整理，建議在會議中快速記錄：
【決策】採用A/B測試方案，10元vs20元優惠券
【行動】小李-補充PRD文檔-11月10日
【問題】第二期功能範圍待定用標籤標註信息類型，方便AI識別重點。
技巧2：提供會議背景信息
在輸入中補充一些背景：
會議背景：這是"邀請有禮"功能的第2次評審會，
上次會議已確定基本框架，本次重點討論技術實現和運營策略這能幫助AI更準確理解討論內容的上下文。
技巧3：針對不同會議類型調整重點
項目啓動會：重點記錄目標、範圍、分工、里程碑
周例會：重點記錄進展、問題、下週計劃
決策會：重點記錄決策理由、執行要求
覆盤會：重點記錄問題原因、改進措施、經驗教訓
可以在指令的"特殊需求"部分説明重點。
技巧4：人工審核不可省
AI生成後，務必檢查：
- 數據準確性：時間、人名、金額等關鍵信息是否正確
- 責任人確認：行動項的責任人是否明確且認可
- 決策完整性：重要決策是否都記錄了
- 敏感信息處理：是否需要脱敏或標註密級
適配不同場景的變體指令
場景1：技術評審會
在"特殊需求"中補充：
會議類型：技術方案評審會
特別關注：
- 技術方案的優劣對比
- 架構決策及理由
- 技術風險和應對措施
- 待驗證的技術假設場景2：客户會議
調整指令重點：
會議類型：客户需求溝通會
特別關注：
- 客户需求清單
- 我方承諾事項
- 交付計劃和時間
- 需要注意的商務條款
注意：涉及商業敏感信息需脱敏處理場景3：周例會（簡化版）
使用表格式呈現：
會議類型：團隊周例會
輸出格式：
- 使用表格展示"成員-本週完成-遇到問題-下週計劃"
- 突出標註緊急問題和需要支持的事項
- 簡化討論過程，聚焦行動項常見問題
Q1：錄音轉文字不準確怎麼辦？
建議：
- 使用專業的會議轉錄工具（騰訊會議、飛書會議等）
- 會前提供參會人名單和專業術語表
- 轉錄後先快速校對關鍵信息（人名、數字、專業詞彙）
Q2：AI生成的紀要遺漏了重要信息？
解決方案：
- 檢查輸入是否完整
- 在指令中用【決策】【行動】等標籤標註重點
- 生成後手動補充遺漏內容，可以讓AI重新整合
Q3：如何確保行動項被有效跟進？
建議：
- 把行動項同步到項目管理工具（Jira、飛書任務等）
- 會後立即發送紀要給相關人員
- 設置自動提醒，臨近截止時間前通知責任人
- 下次會議首先回顧上次行動項完成情況
Q4：紀要太長，領導沒時間看？
解決方案：
- 在開頭增加"核心決策摘要"（3-5條）
- 生成兩個版本：完整版（存檔用）+精簡版（快速瀏覽）
- 使用顏色或emoji標註優先級
寫在最後
會議紀要的本質不是"記錄會議內容"，而是讓會議產生價值。
一份好的會議紀要應該：
- 讓參會者明確知道自己要做什麼
- 讓未參會者快速瞭解會議結論
- 讓管理者能夠追蹤項目進展
- 讓組織沉澱經驗和知識
這個AI指令提供的是專業框架，但真正的價值還需要你：
- 會議中認真記錄關鍵信息
- 生成後仔細審核和補充
- 及時發送並跟進行動項
- 持續優化紀要的質量
試試看，下次開完會不要再對着筆記發愁了。10分鐘就能整理出一份專業的會議紀要，把時間花在真正重要的工作上。
