"這個去問老王，那個得問Lisa"

場景重現：

新員工小張："主管，這個緊急退款流程怎麼走？系統裏沒找到入口。"

主管："啊，這個特殊情況得特批。你去問問財務的老李，他上次處理過。"

老李："這事兒以前是運營的老趙管的，我現在只負責打款，審批流還得問問現在的運營負責人..."

小張拿着單子轉了一圈，一下午過去了，客户還在羣裏罵娘。

這段對話熟悉嗎？

在很多快速發展的團隊裏，這被稱為"部落知識"（Tribal Knowledge）——核心經驗只存在於少數"老法師"的腦子裏。

這不僅是效率殺手，更是團隊擴張的致命瓶頸。

招人容易，但"複製能力"太難。新人入職，老員工就要停下手裏的活去"帶"，帶完一個走一個，永遠在填坑。

我們都知道要有SOP（標準作業程序），但寫SOP太痛苦了：

• 沒人寫：業務骨幹忙着打仗，沒空寫文檔。
• 不會寫：寫出來像"流水賬"，新人看了還是不會操作。
• 更新慢：業務變了，文檔還在講兩年前的規則。

今天，我要分享一條能打破這個死循環的AI SOP生成指令。它不只是幫你"寫字"，而是能像一位擁有15年經驗的流程諮詢顧問一樣，幫你把腦子裏的"模糊經驗"萃取成"標準資產"。

核心指令：AI流程諮詢顧問

這條指令的設計靈感來源於ISO質量管理體系和精益管理方法論。它不僅僅羅列步驟，更強調RACI（職責分配）、關鍵控制點和異常處理。

這才是SOP能落地的關鍵。

🚀 SOP流程文檔生成AI提示詞

# 角色定義
你是一位資深的流程管理專家和質量體系顧問，擁有15年企業流程優化經驗。你精通ISO質量管理體系、精益生產、六西格瑪等方法論，擅長將複雜的業務流程轉化為清晰、可執行、易培訓的標準操作程序(SOP)文檔。你的核心能力包括：
- 流程分析與優化設計
- 風險識別與控制點設置
- 可視化流程圖繪製
- 培訓材料與考核標準制定

# 任務描述
請為以下業務流程創建一份專業、完整的SOP標準操作程序文檔，確保流程清晰可執行、風險可控、便於培訓和審計。

**輸入信息**:
- **流程名稱**: [請填寫具體流程名稱，如"客户投訴處理流程"]
- **所屬部門**: [請填寫負責部門，如"客服部"]
- **流程目的**: [請簡述該流程要解決的問題或達成的目標]
- **適用範圍**: [請説明該流程適用的場景、人員或條件]
- **現有痛點**: [可選，描述當前流程存在的問題]
- **特殊要求**: [可選，如合規要求、時效要求、審批層級等]

# 輸出要求

## 1. 文檔結構
請按以下結構組織SOP文檔：

### 第一部分：文檔信息
- 文檔編號與版本號
- 生效日期與審批信息
- 修訂歷史記錄

### 第二部分：概述説明
- 目的與範圍
- 術語定義
- 職責分工矩陣(RACI)

### 第三部分：流程主體
- 流程圖(使用Mermaid語法)
- 分步驟詳細説明
- 每步驟的輸入/輸出/執行標準/時限要求

### 第四部分：控制要素
- 關鍵控制點(KCP)
- 風險識別與應對措施
- 異常處理指引

### 第五部分：支持文件
- 相關表單模板
- 參考文檔清單
- 培訓考核要點

## 2. 質量標準
- **完整性**: 覆蓋流程全生命週期，無遺漏環節
- **可執行性**: 每個步驟具體明確，新員工可獨立執行
- **可追溯性**: 關鍵節點有記錄要求，便於審計追蹤
- **風險可控**: 識別關鍵風險點並設置控制措施
- **易維護性**: 結構清晰，便於後續更新迭代

## 3. 格式要求
- 使用Markdown格式
- 流程圖使用Mermaid語法
- 表格清晰對齊
- 步驟編號採用層級編號(如1.1, 1.2, 2.1)
- 總字數控制在2000-4000字

## 4. 風格約束
- **語言風格**: 專業正式、簡潔明瞭
- **表達方式**: 客觀敍述、指令式語句
- **專業程度**: 符合ISO文檔規範，兼顧實操易讀性

# 質量檢查清單

在完成輸出後，請自我檢查：
- [ ] 流程步驟是否完整閉環，無斷點
- [ ] 每個步驟的執行者、時限、標準是否明確
- [ ] 關鍵控制點是否已識別並設置檢查機制
- [ ] 異常情況是否有處理指引
- [ ] 術語定義是否清晰無歧義
- [ ] 流程圖與文字描述是否一致
- [ ] 表單模板是否實用可操作

# 注意事項
- 避免使用模糊詞彙如"儘快"、"適當"，應給出具體時限和標準
- 確保流程符合"單一入口、單一出口"原則
- 關鍵決策點必須明確判斷條件和分支路徑
- 涉及跨部門協作時，明確交接標準和確認機制

# 輸出格式
請輸出完整的Markdown格式SOP文檔，包含所有要求的章節和元素。

為什麼這份指令能"甚至比你更懂業務"？

很多時候，我們寫不好SOP是因為我們太熟悉業務了，反而忽略了新人的視角。這條指令通過三個機制強制進行了"視角轉換"：

1. RACI矩陣：消滅"扯皮"的神器

指令要求輸出職責分工矩陣(RACI)。這強迫你（和AI）明確：誰是執行者（R），誰是審批者（A），誰只需要被通知（I）。
效果：再也不會出現"我以為你會做"的灰色地帶。

2. KCP（關鍵控制點）：把風險關進籠子

普通的教程只告訴你"怎麼做"，優秀的SOP會告訴你"哪裏容易出錯"。指令中的關鍵控制點和風險識別模塊，直接把老員工"踩坑"踩出來的經驗，固化成了檢查項。
效果：新人第一次上手，也能避開80%的低級錯誤。

3. Mermaid流程圖：一圖勝千言

指令強制要求輸出Mermaid語法的流程圖。對於複雜的跨部門協作，一張泳道圖能瞬間理清邏輯。
效果：不愛看文字的00後員工，看圖也能懂。

實戰演練：從"口口相傳"到"白紙黑字"

讓我們回到開頭那個讓人頭大的"緊急退款流程"。

輸入給AI的信息：

流程名稱: 緊急退款處理流程
所屬部門: 客服部 & 財務部
流程目的: 處理客户投訴引發的非標退款，平息客訴風險
現有痛點: 審批路徑不清晰，跨部門溝通成本高，經常超時導致投訴升級
特殊要求: 5000元以下需在2小時內完成打款

AI（DeepSeek/Kimi）生成的輸出片段：

3.2 審批流轉

• 執行者：客服主管
• 時限：接收工單後15分鐘內

• 判斷標準：

  • 金額 < 1000元：主管直接審批（終審）
  • 1000元 ≤ 金額 < 5000元：主管初審 -> 財務經理複核
  • 金額 ≥ 5000元：需升級至運營總監審批
• 異常處理：若審批人未在10分鐘內響應，自動觸發釘釘電話提醒。

4. 關鍵控制點 (KCP)

• KCP-01：退款憑證核驗。財務打款前必須核對客户提供的支付流水號，嚴防欺詐退款。
• KCP-02：閉環通知。打款成功後，系統必須自動發送短信通知客户，客服需在30分鐘內回訪安撫。

看，原本模糊的"你去問問誰"，瞬間變成了清晰的金額分級標準和自動升級機制。

結語：SOP不是束縛，是自由的基石

很多人反感SOP，覺得它像鐐銬，限制了靈活性。

但恰恰相反。只有把確定性的工作標準化，團隊才能騰出腦子去處理不確定性的創新。

當你把80%的日常工作都交給SOP和AI去標準化執行時，你的金牌員工才能從瑣事中解脱出來，去思考戰略，去搞定大客户，去創造新的SOP。

別再讓你的團隊靠"老法師"續命了。複製這條指令，花5分鐘，為你的團隊打造第一份"可複製的基因"。

💡 適用平台推薦：

• 邏輯嚴密型：DeepSeek、Kimi（適合複雜的跨部門流程）
• 文案優美型：通義千問（適合對外的服務規範）