原文鏈接：https://www.nocobase.com/cn/blog/the-8-best-google-sheets-alternatives-with-full-cost-and-capability-analysis

你們團隊現在或者曾經使用過 Google Sheets 嗎？

它輕量、易上手、協作方便，是許多團隊在數字化初期最常選擇的工具。在數據記錄、任務跟蹤、內容管理或基礎統計等場景中，表格的確能快速解決問題。

但隨着團隊規模擴大、參與者增多、業務邏輯變得複雜，表格在結構和協作方面的限制會逐漸顯現。跨部門協作、細粒度權限管理、流程化操作等需求越來越多時，Google Sheets 往往難以滿足後續的擴展。

在 Hacker News 的討論裏，也有不少用户在尋找 Google Sheets 的替代方案。一些用户提到，它在複雜場景下顯得更像是工具鏈裏的“臨時選項”，難以承擔嚴肅的數據工作；面對更大的數據規模或更復雜的模型構建時，也容易力不從心，難以支持完整的數據分析流程。

本質上，Google Sheets 的定位始終是電子表格，而不是業務系統。

因此，當團隊嘗試用它承載 CRM、項目管理、資產登記或審批流程時，往往會遇到數據關係難以維護、權限管理受限、自動化鏈路難以擴展等問題。

基於這些真實的使用背景，我整理了幾類常見的替代工具，希望能幫助你在不同階段、不同需求下，找到比 Google Sheets 更適合的選擇。

接下來會從三個關鍵維度展開介紹：

• 團隊規模成本：按 10 / 50 / 100 人團隊計算的年度預估投入
• 最佳使用場景：最適合什麼團隊與什麼業務需求
• 能力表現：數據結構、協作權限、擴展性、自動化、使用門檻等核心能力

Google Sheets 替代方案

在進入正文前，我根據常見業務需求將今天要介紹的 8 個工具做了分類，你可以先快速瀏覽下面的工具類型\~

① 構建業務系統型工具

NocoBase、Retool、Appsmith、Budibase

適合從“表格混亂”升級到“真正的內部系統”，需要數據模型、權限、自動化流轉或模塊化應用的團隊。

② 結構化數據型工具

Airtable、Smartsheet、Baserow、NocoDB

適合已經不滿足傳統表格，但還不需要完整業務系統的團隊；提供結構化數據模型、多視圖、基礎權限協作、自託管選項（部分工具），用於更規範地管理數據。

價格對比表格

💡 從上表可以看出幾個重要趨勢：

• 隨着團隊規模擴大，採用按用户計費的工具（如 Baserow、Appsmith、Retool、Teable 等）成本都會快速上升，小團隊負擔可控，但到了 50 人、100 人規模時，年度投入會成倍增長。
• NocoBase 是其中唯一不隨用户增加而變動價格的方案，Standard 年成本保持在 $800，Professional 固定為 $8,000，這種模式在需要多人協作或跨部門使用的場景下更具可預測性。
• NocoDB、Baserow 等數據庫型工具的成本相對穩定，但仍基於人數計費，適合作為從 Google Sheets 過渡到結構化數據管理的中間路線。
• Budibase、Teable 等工具保持中等成本區間，界面體驗對習慣電子表格的用户較友好，適合從 Google Sheets 升級但不需要完整業務系統的團隊。
• 整體而言，自託管工具在團隊人數越多時越具成本優勢，適合計劃將原本依賴 Google Sheets 的數據逐步遷移為更結構化、長期穩定使用的系統；而 SaaS 類工具更適合小團隊或短期項目。

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NocoBase

官網：https://www.nocobase.com/cn/

NocoBase 是一個開源的無代碼／低代碼業務應用構建平台，用於搭建內部系統、管理後台以及以數據為中心的業務流程。支持自託管，也提供官方託管方案，適合希望從表格遷移到系統化管理的團隊。平台基於可視化配置構建應用，並可通過插件和 API 擴展能力，部分場景還可以結合官方提供的 AI 功能提升數據錄入與流程效率。

使用場景

適合已經不滿足於用表格管理數據，希望構建更結構化、更可控的內部系統的團隊。 典型場景包括：

• 以數據管理為核心的業務，如客户管理、庫存管理、資產管理
• 依賴流程流轉的場景，如審批、項目協作、任務推進
• 需要多人協作、分角色使用的後台系統
• 對數據安全、自託管或內部部署有要求的企業環境

能力表現

• 數據結構能力 可以通過界面創建數據表、字段和關係，把業務數據整理為清晰的結構化模型，並在視圖中靈活展示。
• 協作與權限能力 提供多層級權限，包括角色、表、字段和頁面層面的訪問控制，適合團隊間協作與權限隔離。

💡推薦閲讀：6 大企業級無代碼低代碼平台 RBAC 權限體系深度對比

• 自動化能力 支持基於事件的流程配置，可以在數據變更時觸發通知、審核和跨系統動作，減少手工操作。
• 擴展能力 具備插件體系和開放接口，可以安裝或開發插件，也能集成外部系統，使功能隨着業務擴展而增長。
• 自託管與部署能力 可以在本地或雲服務器部署，團隊能夠自主掌控數據與運行環境。
• API 與集成能力 平台提供可由數據模型自動生成的 API，並支持通過插件或配置與外部系統集成，適合在更大的業務體系中銜接前端、移動端或其他服務。
• 使用門檻 非技術人員可以通過界面創建業務應用，而技術團隊可以基於插件、接口和自託管做更深入的擴展。

總結 如果團隊正在從電子表格轉向系統化管理，並希望在數據結構、權限、流程和擴展性上有更完整的能力，同時希望系統能隨業務規模逐步增長，NocoBase 是一個適合長期投入的選擇。它兼顧可視化易用性與深度擴展能力，適合從小團隊到企業的不同階段。

Retool

官網：https://retool.com/

Retool 是一個用於快速構建內部工具的閉源 SaaS 平台，也提供自託管版本（企業計劃）。它主要面向工程團隊，通過拖拽組件和少量代碼，將數據庫、API 和後台邏輯快速組合成可用的內部應用，例如運營後台、數據面板、審核系統或客服支持工具。

使用場景

適合擁有工程師團隊、需要快速構建內部業務工具的公司。 典型場景包括：

• 後台運營工具，例如訂單管理、申訴處理、內容審核
• 數據運營與支持團隊使用的數據面板或工具化界面
• 工程團隊搭建內部控制枱、運營系統、管理界面
• 接入現有數據庫或 API 的輕量業務流程工具

能力表現

• 擴展能力 Retool 在擴展方面非常靈活，可以通過 JavaScript 直接處理數據、調用 API、組合邏輯，也能與數據庫、消息隊列或第三方服務集成。對於需要將多個系統整合到一個操作界面的團隊來説，它能顯著減少開發成本，是工程團隊常用的內部工具框架。
• 數據連接能力 Retool 支持連接大量數據源，包括 SQL、NoSQL、REST API、GraphQL 等，也允許開發者在界面上直接編寫查詢語句、處理邏輯、進行數據綁定。它並不負責數據結構本身，而是作為上層應用界面，把不同系統的數據接入進來並統一展示。
• 使用門檻 雖然有拖拽和可視化編輯，但 Retool 的核心仍然依賴工程能力。實際使用中需要編寫 JavaScript、SQL 或配置 API，產品、運營團隊較難獨立完成複雜應用。對於開發者來説，上手快；但對於不懂代碼的用户來説，門檻較高。
• 侷限性 Retool 能快速產出內部工具，但不適合做外部產品或真正的業務系統。它也不負責數據建模、業務流程或系統級權限架構，只能依賴底層系統實現。同時，Retool 項目與邏輯較多時，管理和維護的複雜度會上升。

總結 如果團隊擁有工程師，並且核心訴求是快速搭建內部工具或運營後台，而不是構建完整業務系統，Retool 會是效率非常高的選擇。但如果團隊沒有開發人員，或希望從數據結構到流程自動化都可視化完成，它可能不是最合適的工具。

Appsmith

官網：https://appsmith.com/

Appsmith 是一個開源低代碼／無代碼平台，專為構建內部工具、後台系統和管理面板設計。它允許用户通過拖拽組件、連接數據庫或 API、編寫少量腳本，快速搭建業務界面，也支持自託管部署，對數據安全和隱私有更好控制。

使用場景 適合以下情況：

• 團隊需要快速構建後台管理系統、運營工具、審核系統、客服後台等內部工具
• 希望連接數據庫、API，但不想從零開始寫代碼的公司或團隊
• 對數據安全或合規敏感，需要自託管或對數據基礎設施有控制權的組織

能力表現

• 數據連接與多數據源支持能力 Appsmith 支持連接 SQL、NoSQL 數據庫、REST / GraphQL API、多種數據源。它能夠把已有的數據源“拉進來”，然後通過 UI 組件展示、操作、過濾、修改數據。這樣即使是複雜或者異構的數據體系，也能被整合到一個統一界面中，方便非工程師也能使用和管理。
• 擴展與定製能力 作為開源工具，Appsmith 支持完全自託管，也允許用户自定義界面組件、腳本邏輯、權限設置與用户角色管理。對於需要高度定製、系統集成、多團隊協作的企業，它可以作為內部系統平台基礎，提供比普通具更靈活、更可控的長期方案。
• 使用門檻 對於沒有技術背景的團隊來説，Appsmith 的界面相對友好，但要充分利用它的數據連接、邏輯定製、自託管等能力，仍需要一定技術能力（至少了解數據庫或 API、基本腳本/邏輯）。相比純表格工具，上手門檻更高；但對於有技術儲備的團隊，它比從零開發更快、更省力。
• 侷限性 雖然 Appsmith 提供 UI + 數據連接 + 自託管，但它並不是“無需任何代碼”的 100% 無代碼解決方案。對於極為複雜的業務需求（高度定製業務邏輯、大量併發、複雜權限系統等），仍可能需要工程資源進行二次開發或擴展。同時，對於完全不懂技術的團隊，其學習曲線比純 SaaS 表格工具更陡峭。

總結 如果你的團隊有一定技術基礎，或者你們重視數據安全和可控性，並希望快速搭建內部工具（後台管理、運營面板、審核系統等），Appsmith 是一個性價比高、靈活、適合長期使用的平台。但如果團隊完全沒有工程資源，也不願意做運維和維護，那麼就要慎重考慮它的使用門檻和長期投入。 💡推薦閲讀：NocoBase 與 Appsmith：哪個開源低代碼平台更適合你？

Budibase

官網：https://budibase.com/

Budibase 是一個開源的低代碼平台，用於構建內部工具和管理後台。它支持自託管，也支持部署到雲端，對於需要掌控數據安全或希望在本地運行系統的團隊來説更加靈活。

使用場景 適合希望快速搭建後台管理系統、數據錄入工具或簡單業務系統的團隊。典型場景包括：

• 客户信息、庫存、資產等數據的錄入和管理
• 小型內部 CRM、審批流或運營後台
• 希望具備自託管能力的小型團隊或初創公司

能力表現

• 數據管理能力 Budibase 支持連接外部數據庫，也可以在平台內創建結構化的數據表，定義字段類型、記錄關係、表單和列表視圖。對於中小規模的數據管理任務，它比普通表格提供更清晰的結構和更規範的組織方式。
• 擴展能力與自託管支持 提供角色和權限定義、觸發器和動作配置，可以在系統中加入簡單的自動化邏輯。作為開源工具，它允許團隊自託管，從而在數據安全性和系統自主性方面更可控，這一點在許多團隊的內部工具場景中具備吸引力。
• 使用門檻 Budibase 對沒有前端經驗的用户來説比傳統開發方式更易用，但要熟練使用數據庫連接、自定義視圖或部署自託管服務，需要一定的技術基礎。對於完全沒有技術背景的團隊，上手會有一定學習成本。
• 侷限性 雖然 Budibase 可以覆蓋數據錄入、基礎權限、簡單自動化，但對於複雜的多表關係、細粒度權限體系、大型流程編排或高併發場景而言，它的能力有限。如果團隊需要構建更復雜的應用或業務系統，Budibase 往往只能作為基礎框架使用。

總結 如果你需要一款能夠快速搭建內部工具、具備結構化數據管理、自託管能力和基礎權限控制的平台，Budibase 是一個靈活且成本相對較低的選擇。但對於更復雜的業務場景，它更適合作為輕量級框架，而不是完整的系統解決方案。

Baserow

官網：https://baserow.io/

Baserow 是一個開源、以數據庫為核心的數據管理工具。它提供類似表格的界面，但本質是結構化數據管理平台，支持自託管部署，也提供雲端服務。相比傳統表格工具，它更強調數據模型清晰度和可擴展性，適合希望掌握數據所有權或需要本地部署的團隊。

使用場景 適用於希望從電子表格升級到結構化數據庫，但不想直接進入工程型數據庫工具的團隊。典型場景包括：

• 團隊內部的輕量數據管理、表格結構化、數據錄入
• 需要自託管的中小企業，用於數據整理、數據看板
• 作為前端系統或應用的後端數據源（REST API）

能力表現

• 數據結構能力 Baserow 提供比電子表格更明確的字段類型、表之間的關聯關係、記錄引用等數據庫特性。它保留了表格的直觀體驗，同時讓數據結構具備更好的可維護性，更適用於中等規模的數據建模。
• 擴展能力 作為開源工具，Baserow 擁有良好的擴展性，支持自建插件、定製字段類型、Webhook，以及用於開發場景的 API 接口。對於有一定技術能力的團隊，Baserow 可以作為輕量數據庫使用，也能成為內部系統的基礎數據層。
• 使用門檻 對非技術用户來説比傳統數據庫更易上手，但需要一定的結構化思維，尤其在表關係、多表管理上的學習成本高於普通電子表格。對技術團隊而言，它比 Airtable 等 SaaS 工具更靈活，但需要負責部署和維護。
• 侷限性 Baserow 是數據管理工具，不提供應用界面構建、複雜自動化或業務流程能力。如果團隊希望構建完整的業務系統，Baserow 往往只能作為數據後端，需要搭配其他工具使用。

總結 如果團隊目標是從表格升級到更可維護的結構化數據管理，同時希望掌握數據所有權、支持自託管或進行二次開發，Baserow 是一個合適的選擇。但如果需要業務流程、自動化或界面構建能力，它更適合作為系統的數據層，而非完整的應用平台。

NocoDB

官網：https://nocodb.com/

NocoDB 是一個開源的電子表格風格數據庫管理工具。它提供類似 Airtable 的界面體驗，但底層使用真實的關係型數據庫，並支持自託管部署。團隊可以將現有的 MySQL、PostgreSQL 或其他數據庫直接連接到 NocoDB，讓原本需要工程師才能管理的數據庫以更可視化的方式呈現。

使用場景 適用於希望從表格過渡到數據庫，同時又希望保持類表格界面的團隊。 典型場景包括：

• 數據量較大、需要用關係型數據庫承載的業務數據管理
• 中小團隊希望可視化管理數據庫，而無需直接操作 SQL
• 將 NocoDB 作為 API 數據源，提供給內部工具或前端系統使用

能力表現

• 數據結構能力 NocoDB 底層基於真實的關係型數據庫，支持更多字段類型、外鍵關係和結構化操作。相比普通表格或類表格工具，它在數據一致性、多表關聯和數據規模上都有更強的表現。對已有數據庫的可視化管理是它的重要優勢。
• 擴展能力 支持 API 自動生成、Webhook、多種數據庫連接和自定義視圖，適合作為系統的數據後端。開發者可以通過其自動生成的 REST API 快速集成到其他工具或內部項目中，使其在多系統協作環境中具有較高靈活度。
• 使用門檻 對非技術用户來説，界面與表格較為接近，基本功能容易理解。不過如果涉及數據庫遷移、連接或複雜結構設計，仍需要一定的技術能力。對工程團隊來説，使用成本相對低，但需要負責部署與維護。
• 侷限性 NocoDB 的核心是數據管理和數據庫可視化，它不包含業務系統構建、流程編排或複雜自動化內容。如果團隊希望構建 CRM、審批流、庫存系統等完整應用，NocoDB 更適合作為數據後端，而不是滿足完整業務需求。

總結 對於需要管理結構化數據、希望以可視化方式操作數據庫、並且需要自託管或 API 輸出能力的團隊，NocoDB 是優於表格工具的選擇。但如果團隊的需求已經延伸到流程編排、多模塊業務系統或更完整的應用構建，需要再搭配其他平台聯合使用。💡推薦閲讀：NocoBase 與 NocoDB：開源無代碼（零代碼）工具深度對比

Airtable

官網：https://airtable.com

Airtable 是一個集電子表格、數據庫和協作能力於一體的閉源 SaaS 工具。它提供靈活的數據結構、直觀的界面設計和多人在線協作，但不支持自託管或本地部署，所有數據均託管在 Airtable 的雲端。

使用場景 適合需要比普通表格更結構化的數據管理，但又不希望投入後端開發或搭建數據庫的團隊。典型場景包括：

• 內容和運營團隊用於內容日曆、任務分配、狀態追蹤
• 小型項目或活動管理，用於統籌人員、進度和交付物
• 初創企業用於聯繫人管理、輕量 CRM、會員運營等

能力表現

• 數據結構能力 Airtable 支持表與表之間建立關聯，數據結構比傳統電子表格更清晰，更適合管理輕量到中等複雜度的數據模型。💡推薦閲讀：Airtable 的數據超出上限，3 種常見應對方式
• 協作與權限 提供基礎的多人協作功能，包括查看、編輯、評論和權限分配。相比本地表格，它在協作場景中的體驗更為順暢，也更容易保持數據一致。
• 使用門檻 對非技術用户非常友好，不需要寫代碼即可搭建基礎的數據結構和視圖。界面直觀，學習成本較低。
• 侷限性 當數據量增大、業務需要更多表結構、更加細緻的權限控制或自動化流程時，Airtable 的能力會逐漸受到限制。

總結 如果團隊需要一套比 Google Sheets 更結構化、更便於協作的工具，而不涉及複雜邏輯或自動化場景，Airtable 是一個實用的選擇。但如果業務逐漸擴大，需要更精細的權限、更多表之間的關係或更完整的自動化體系，Airtable 可能無法滿足後續的發展需求。

💡推薦閲讀：Airtable 太貴了？5 個自託管替代方案成本&功能對比

Smartsheet

官網：https://www.smartsheet.com/

Smartsheet 是一款面向企業級項目管理和協作的閉源 SaaS 工具。它以電子表格為基礎界面，但強化了任務管理、甘特圖、自動化流程與企業權限能力，適用於更規範化的團隊協作場景。Smartsheet 同樣不支持自託管，所有數據存儲在其雲端服務中。

使用場景 適合需要在表格基礎上進一步規範任務管理、流程協作和跨部門項目推進的團隊。 典型場景包括：

• 中大型團隊的項目計劃、進度管理、資源排期
• 運營團隊的活動管理、審批流、任務分配
• 企業 PMO/運營管理部門的多項目協同、進度可視化

能力表現

• 協作與權限 Smartsheet 提供較為完善的權限體系，包含行級共享、查看/編輯控制、審批流、以及基於角色的訪問設置，適合多人並行協作的項目管理環境。在權限細粒度和流程管理上，相比一般的表格類工具更成熟。
• 自動化與流程管理 具有基於觸發條件的自動化功能，如任務提醒、狀態更新、審批流、跨表同步等，降低手工更新的成本。對於需要將任務流、審批、項目節點串聯起來的團隊，它能提供相對穩定的流程支持。
• 使用門檻 界面依舊是表格風格，基礎使用不需要技術背景，但要充分發揮其項目管理和自動化能力，需要一定的學習成本。對於不熟悉結構化項目管理的團隊，前期可能會感到偏“重”和複雜。
• 侷限性 Smartsheet 的結構靈活度不及數據庫型或應用型平台，在數據之間的關係表達上能力有限；自定義程度也受到工具自身框架限制。此外，由於其定位偏企業級，整體體驗和價格相比輕量工具更“重”，在小團隊場景下可能不夠輕便。

總結 如果團隊的核心需求是以表格為界面，開展更規範化的項目管理、資源排期和協作流程，Smartsheet 會比 Google Sheets 更穩定、功能更全面。但如果你希望在數據結構、靈活建模或自定義應用上有更深的能力，它的框架可能會顯得較為固定。

結語

Google Sheets 是一個優秀的表格工具，但並不是為業務系統而設計的。

當數據規模變大、協作複雜度提升、流程開始依賴結構化管理時，團隊往往會需要明確的數據模型、更細緻的權限控制、自動化的業務流轉、可控的數據環境，以及能夠隨業務擴展的系統能力。

希望這一份工具清單，能夠讓團隊在評估替代方案時有更清晰的視角——從使用場景、核心能力到價格與成本，幫助你在早期就判斷哪種工具更貼近自己的實際需求。

如果這些內容對你有啓發，也歡迎你分享給同樣在尋找工具的團隊，也許能幫助更多人更快地找到合適的方案。

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