項目管理工具通過提高效率、協調性和項目控制，為各個業務領域帶來顯著效益。在IT和軟件開發等行業，這些工具有助於管理複雜任務、跟蹤進度並支持敏捷工作流程。在建築和工程領域，它們有助於進行進度安排、資源分配和時間監控，從而減少延誤和成本超支。在醫療保健和教育領域，項目管理工具可以改善團隊間的規劃、文檔記錄和協作，確保任務準確、按時完成。在市場營銷和零售企業中，它們有助於組織營銷活動、管理截止日期和分析績效。總而言之，項目管理工具可以增強所有業務領域的溝通、責任和決策能力，從而提高生產力並取得成功的項目成果。
Zoho Projects 遵循傳統的瀑布式項目管理方法。在 Zoho Projects 中，項目被分解為里程碑或目標，每個里程碑下都有一個任務列表或待辦事項列表，工作項以任務的形式添加到該列表中。Zoho Projects 提供了多種功能，使工作項的管理更加便捷。以下列出了 Zoho Projects 中一些新增的功能:

Zoho Sign 與 Zoho Projects集成

使用 Zoho Sign for Zoho Projects 擴展程序，您可以直接從任務和問題中籤署文檔或發送文檔以供他人簽名。

工時表

我們推出了新版工時表，用户可以對工時記錄進行分組，或創建長達 31 天的工時表，添加工時記錄並提交審批。

用户工作流規則

用户管理是項目管理中不可或缺的一部分，需要進行充分的監控。隨着團隊規模的擴大和項目的增多，手動協調更新用户和權限變得越來越困難，也更容易出錯。Zoho Projects 中的用户自動化功能有助於避免錯誤，同時確保流程的統一性和一致性。使用 Zoho Projects 用户自動化功能，您可以自動執行與用户相關的工作流和 Webhook。
用户自動化的優勢：

• 為新用户分配默認權限。
• 自動發送用户更新提醒。
• 簡化訪問權限移除或帳户停用流程。
• 用户自動化功能可以幫助管理員和經理簡化用户管理，並改善項目中最終用户的體驗。

例如，您可以創建一個用户工作流規則，以便在團隊中的用户個人資料更新時收到通知。將規則設置為在用户個人資料更新時執行。添加條件“向您彙報”，併為該條件關聯一個電子郵件提醒操作，以便通知您或相關用户。這樣，每當向您彙報的用户的個人資料更新時，系統都會向您或選定的用户發送電子郵件。

您可以向規則添加多個條件。如果第一個條件不匹配，規則會檢查下一個條件（如果有），並繼續檢查，直到找到匹配的條件為止。規則在找到第一個匹配條件後就會退出，不再檢查後續條件。

發現重複任務
一位客户聯繫我們，希望在創建重複任務時通知項目所有者和任務所有者。我們使用任務自定義函數和工作流規則實現了此功能，當追蹤到同名任務時，系統會自動觸發電子郵件提醒。請參閲此文章瞭解腳本。

預設任務和問題的前綴格式
Zoho Projects 會根據任務或問題的名稱創建前綴。但是，我們收到一個有趣的請求：必須為每個新創建的任務或問題設置一個預定義的前綴。

基於 SLA 的首次響應和解決方案
一位客户聯繫我們，希望根據問題的嚴重程度自動更新 SLA。我們與他們合作創建了一個 SLA 策略矩陣，並根據嚴重程度自動計算截止日期。