隨着組織規模的擴大，其遵循的流程也變得更加複雜。對於一家只有少數員工的初創公司來説，實現當月的收入目標是最終的生存目標。任務是否完成比如何完成更重要。然而，一旦運營更加穩定，標準化流程並確保員工合規就變得至關重要。
根據階段、可能產生的後果以及涉及的人數，流程可能簡單，也可能複雜。清晰地概述方法將有助於您瞭解每個任務的生命週期並分析改進空間。
將這些流程數字化、自動化，並在您現有的項目管理軟件中進行管理，可以讓您更好地掌控。
例如：一家 IT 公司採購新設備或為員工提供升級服務。每當員工需要設備時，他們都可以創建任務並將其分配給 IT 團隊，由 IT 團隊負責採購並將採購移交給員工。

最近，越來越多的員工提出高端設備的需求，這些需求超出了公司的預算。為了驗證這些訂單，IT 團隊必須與經理溝通以獲得批准。IT 總監也需要驗證和批准報價。

手動處理多個審批流程不僅耗時耗力，而且顯得多餘。為了解決這個問題，公司決定使用 Zoho Projects 中的藍圖功能來簡化設備採購流程。這確保了他們不會超出預算或繞過任何審批。

Zoho Projects 中的藍圖功能自動執行重複性任務。流程有助於簡化員工每天處理的冗餘任務。藍圖有助於減少繁瑣的工作，並專注於更重要的細節。它提高透明度。任何有權訪問該任務的人都可以預覽整個流程並瞭解任務的流程，從而提高團隊和組織內部的透明度。某些任務可能需要多個審批——無論是來自經理、其他團隊成員還是特定角色的員工。這類情況可以通過流程輕鬆處理，確保不會遺漏任何審批。使用藍圖的流程自動化可以滿足許多行業和團隊的需求，例如財務、市場營銷、行政、銷售、支持、人力資源、房地產、建築等等。它為標準化和評估團隊工作方式打開了大門，並使其在多個團隊和審批之間循環往復。